Jak se ARKOV dívá na zavedení SAPu po 10 letech?
Výběr z rozhovoru s jednatelem Jiřím Urbanem
Když jsme před lety SAP zaváděli, získali jsme silné konkurenční výhody: expedice objednávek v den přijetí, napojení na e-shop, jasné řízení vnitřních procesů. Dnešní výhodou jsou rychlé integrace se systémy klientů a dodavatelů, např. automatizované předávání objednávek a otevřenost pro rychlou integraci specializovaných nástrojů.
Už od začátku si systém rozvíjíme, doplňujeme vlastní funkce a rozšíření a integrujeme speciální aplikace, jako třeba Planning Wizard pro optimalizaci nákupu skladových zásob. Před rokem jsme spustili nový e-shop spravovaný přes SAP Business One.
Zvykli jsme si aktualizovat každý rok. Máme k dispozici všechny nové funkce a přechod je také jednodušší pro naše lidi. Dříve jsme aktualizovali SAP po třech, čtyřech letech a to bylo tolik práce a tolik nových věcí, že s tím zaměstnanci měli problémy. Dnes je pro nás zaškolení a adaptace zaměstnanců na změny v SAPu otázka pár dní.
Zajímavé je pro nás srovnání úrovně systémů se světem. Minulý rok jsme se stali součástí skupiny Axel Johnson, aktuálně jsme “ti menší”. Nicméně v digitalizaci jsme ve skupině významně vepředu. Některé sesterské firmy mají i 10-15 let neaktualizované systémy. To je pro nás nepředstavitelné.
Letos (2020) jsme zavedli elektronickou výměnu dokumentů (EDI) s dalším velkým odběratelem - žďárským Žďasem. Prakticky každý týden objednávají 50-150 různých artiklů po pár kusech. Dříve jsme museli objednávku přepsat, zkontrolovat, potvrdit. Dnes do 10 minut od odeslání začínáme vyskladňovat, a veškeré “papíry” se vymění automatizovaně. A bez chyb. Odpovídá to naší firemní strategii. Chceme, aby naši lidé pracovali v roli kontrolorů a řídili procesy, nikoli v roli operativců, kteří přepisují něco z místa A do místa B.
Stav před implementací
Informační systém, který ARKOV původně využíval, pokrýval především skladové hospodářství, účetnictví a mzdy.
S růstem firmy a díky sílícímu konkurenčnímu prostředí se stále více projevovala potřeba důsledné orientace na zákazníka a zvyšování úrovně zákaznického servisu se zaměřením na nabídku relevantních služeb a rychlé odbavení zakázky. Nový systém musel také přinést optimalizaci vnitropodnikových procesů tak, aby byly jasně definované, kontrolovatelné a snadno řiditelné.
Přínosy implementace
ARKOV získal systém, který jim pomohl standardizovat vnitrofiremní procesy a výrazně zkvalitnit zákaznický servis a zároveň podporuje jejich firemní růst. Již od začátku využívají potenciál systému SAP Business One k dalšímu rozvoji prostřednictvím doplňkových úprav i prostřednictvím integrací specializovaných aplikací, jako je Planning Wizard, nový e-shop, POS systém pro retailový prodej či Power BI pro analýzy a reporting. SAP Business One je digitálním jádrem komplexního informačního systému této obchodní a výrobní společnosti.
Stav po implementaci
V ARKOVU se podařilo výrazně zefektivnit celý obchodní proces od přijetí zakázky až po její expedici. Zavedení elektronické výměny dokumentů s obchodními partnery prostřednictvím EDI, pak posunulo tento proces na ještě vyšší úroveň díky rychlosti zpracování zákaznických požadavků i nulové chybovosti v dokladech.
Dalším klíčovým přínosem nasazení SAP Business One bylo pro obchodní a výrobní firmu ARKOV zavedení přehledného systému řízení skladu a plánování zásob.
Změna systému přinesla i zlepšení organizace práce ve všech odděleních díky jasnému nastavení pravomocí jednotlivých zaměstnanců.
Upgrade systému SAP Business One na verzi SAP HANA přinesl nové možnosti dalšího rozvoje informačního systému. Jednodušší přístup k informacím ve firemní databázi, integrovaná analýza dat a nové "chytré" funkce pomáhají ke správnému rozhodování i k ještě lepší komunikaci se zákazníky i zaměstnanci.